Reisekostenabrechnung
Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtung und sonstige Auslagen eintragen — die Pauschale je Reisetag folgt aus Reiseziel und gestellten Mahlzeiten, die Gesamtsumme rechnet sich selbst, und PDF wie CSV sind fertig zur Einreichung.
Reisekostenabrechnung erstellen
Die Verpflegungspauschalen kommen aus dem Gesetz und dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 (gültig ab 1. Januar 2026), der Kilometersatz ist mit 0,30 € vorbelegt und frei änderbar. Bitte vor dem Export gegen Ihre betriebliche Reisekostenrichtlinie prüfen.
Frühere Abrechnungen wiederherstellen. Bereits als PDF exportierte Einträge sind zur Sicherheit eingefroren — nicht mehr veränderbar, nur zur Ansicht.
Kopfdaten
Fahrtkosten — eigenes Fahrzeug
| Datum | Strecke / Anlass | km | €/km | Betrag |
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Sonstige Fahrtkosten (Bahn, Taxi, Flug, Parken …)
| Datum | Beschreibung | Betrag |
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Verpflegungsmehraufwand
| Datum | Reisetag | Mahlzeit gestellt | Betrag |
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F = Frühstück, M = Mittagessen, A = Abendessen. Vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung gestellte Mahlzeiten kürzen die Tagespauschale um 20 % (Frühstück) bzw. je 40 % (Mittag-/Abendessen) des Ganztagessatzes — auch an einem An-/Abreisetag mit nur der halben Pauschale (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Der Betrag ergibt sich daraus und ist deshalb nicht direkt eingebbar; wer eine abweichende betriebliche Regelung abrechnet, wählt „Eigener Betrag“. Eine Reise über Nacht ohne Übernachtung zählt vollständig zu dem Kalendertag mit der überwiegenden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG) — dafür genau eine Zeile „An-/Abreisetag oder mehr als 8 Std.“ anlegen.
Übernachtung
| Datum | Hotel / Beschreibung | Betrag |
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Sonstige Auslagen
| Datum | Beschreibung | Betrag |
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Unterschriften
Wer den Antrag hier ausfüllt, kann direkt unterschreiben. Für die Genehmigung — meist eine andere Person, die den Antrag erst später erhält — bitte die bereits erstellte PDF unabhängig unterschreiben lassen: PDF signieren auf esign.kukanilea.de.
Fertig
PDF erneut herunterladenRechtsgrundlage
Inland — Verpflegungsmehraufwand: 28 € für einen vollen Kalendertag (24 Std. Abwesenheit) und 14 € für An-/Abreisetag bzw. mehr als 8 Std. Abwesenheit ohne Übernachtung (§ 9 Abs. 4a EStG, unverändert seit 2020, auch 2026). Genau 8 Stunden genügen nicht — die Pauschale setzt erst bei mehr als 8 Stunden ein. Kilometersatz für Fahrten mit dem eigenen Pkw im Rahmen einer Auswärtstätigkeit: 0,30 €/km, Motorrad/Moped 0,20 €/km (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG i. V. m. § 5 Abs. 1 und 2 Bundesreisekostengesetz) — ein anderer Rechtsrahmen als die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) für den täglichen Arbeitsweg. Für Übernachtung und sonstige Auslagen sind Einzelbelege erforderlich, nur die Verpflegungspauschalen gelten ohne Einzelnachweis.
Ausland — für jedes Reiseziel gilt ein eigener Pauschbetrag. Der Rechner führt die vollständige Ländertabelle des BMF-Schreibens vom 5. Dezember 2025 (GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012) mit 214 Länder- und Ortseinträgen; sie gilt für Reisetage ab dem 1. Januar 2026 und ersetzt das Schreiben vom 2. Dezember 2024. Maßgeblich ist das Reiseziel, nicht der Sitz des Arbeitgebers: eine Dienstreise nach Wien wird mit 50,00 € bzw. 33,00 € abgerechnet, nicht mit dem österreichischen Tagesgeld. Für ein nicht aufgeführtes Land gilt der Pauschbetrag für Luxemburg. Bei mehrtägigen Reisen durch mehrere Staaten ist der Ort maßgebend, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wird — dafür bitte die betroffenen Tage einzeln über „Eigener Betrag“ erfassen.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG): Stellt der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit, kürzt sich die Tagespauschale um 20 % für ein Frühstück und um je 40 % für Mittag- und Abendessen. Bezugsgröße ist immer der Ganztagessatz des jeweiligen Reisetags — im Inland also 5,60 € bzw. 11,20 €, auch an einem An-/Abreisetag mit nur 14,00 € Pauschale. Die Pauschale kann dadurch auf null fallen, aber nicht darunter.
Dreimonatsfrist (§ 9 Abs. 4a Satz 6 f. EStG): Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gibt es die Verpflegungspauschale nur für die ersten drei Monate; eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen. Übernachtungspauschalen (Inland 20,00 €, Ausland nach derselben BMF-Tabelle) sind ausschließlich bei steuerfreier Arbeitgebererstattung ansetzbar (R 9.7 Abs. 3 LStR); für den Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug zählen nur die tatsächlichen Kosten.
Arbeitgeber mit Sitz in Österreich oder der Schweiz rechnen nach eigenem Recht ab — Tagesgeld nach § 26 Z 4 österr. EStG bzw. Vergütung pro Hauptmahlzeit auf Basis eines genehmigten Spesenreglements (ESTV-Wegleitung zum Lohnausweis). Diese Sätze bildet der Rechner nicht automatisch ab; sie lassen sich über die Tagesart „Eigener Betrag“ eintragen.
Häufige Fragen
Wie hoch ist der Verpflegungsmehraufwand 2026?
Im Inland gelten nach § 9 Abs. 4a EStG bundeseinheitlich 28 € für einen vollen Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit und 14 € für den An- und Abreisetag einer mehrtägigen Reise bzw. bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit ohne Übernachtung. Genau 8 Stunden reichen nicht aus. Die Beträge sind seit 2020 unverändert und im Rechner voreingestellt.
Welcher Kilometersatz gilt für Fahrten mit dem eigenen Pkw?
Für beruflich veranlasste Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit (Dienstreise) gilt pauschal 0,30 € je gefahrenem Kilometer für den Pkw und 0,20 € für Motorrad/Moped (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG i. V. m. § 5 Abs. 1 und 2 Bundesreisekostengesetz). Das ist ein anderer Rechtsrahmen als die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) für den täglichen Weg zur ersten Tätigkeitsstätte.
Kürzen sich die Verpflegungspauschalen bei gestellten Mahlzeiten?
Ja, und der Rechner nimmt die Kürzung automatisch vor. Stellt der Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung ein Dritter eine Mahlzeit — etwa das Frühstück im Hotelpreis —, kürzt sich die Tagespauschale um 20 % für ein Frühstück und um je 40 % für Mittag- und Abendessen (§ 9 Abs. 4a Satz 8 EStG). Bezugsgröße ist immer der Ganztagessatz: im Inland 5,60 € bzw. 11,20 €, auch an einem An-/Abreisetag mit nur 14 € Pauschale. Kreuzen Sie dafür je Reisetag F, M oder A an; der Betrag kann auf null fallen, aber nicht darunter.
Welche Pauschale gilt für eine Dienstreise ins Ausland?
Der Pauschbetrag richtet sich nach dem Reiseziel, nicht nach dem Sitz des Arbeitgebers. Der Rechner enthält die vollständige Ländertabelle des BMF-Schreibens vom 5. Dezember 2025 (GZ IV C 5 - S 2353/00094/007/012) mit 214 Länder- und Ortseinträgen, gültig für Reisetage ab dem 1. Januar 2026. Wien wird damit mit 50 € je vollem Tag und 33 € am An-/Abreisetag abgerechnet, London mit 66 € bzw. 44 €. Für ein nicht aufgeführtes Land gilt der Pauschbetrag für Luxemburg.
Wie lange kann ich die Verpflegungspauschale ansetzen?
Bei einer längerfristigen Tätigkeit an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte nur für die ersten drei Monate (§ 9 Abs. 4a Satz 6 f. EStG); eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen. Der Rechner weist darauf hin, sobald der eingetragene Zeitraum länger als drei Monate ist.
Kann ich die Abrechnung auch als CSV weitergeben?
Ja. Neben dem PDF erzeugt „CSV exportieren“ eine Positionsliste mit Semikolon-Trennung, Dezimalkomma und UTF-8-Kennung, die ein deutsches Excel direkt öffnet. Sie enthält dieselben Positionen, Zwischensummen und die Gesamtsumme wie das PDF und die Oberfläche — praktisch für die Lohnbuchhaltung oder die Steuerkanzlei.
Müssen Belege für Übernachtung und sonstige Auslagen aufbewahrt werden?
Ja. Für Übernachtungskosten und sonstige Auslagen sind grundsätzlich Einzelbelege erforderlich, nur die Verpflegungspauschalen werden ohne Einzelnachweis anerkannt. Die Übernachtungspauschale (Inland 20 €) darf ausschließlich der Arbeitgeber steuerfrei erstatten (R 9.7 Abs. 3 LStR); für den Werbungskosten- oder Betriebsausgabenabzug zählen nur die tatsächlichen Kosten. Geschäftliche Belege sind nach § 147 AO in der Regel 6 bis 10 Jahre aufbewahrungspflichtig.
Ersetzt diese Abrechnung eine steuerliche Beratung?
Nein. Der Rechner setzt die gesetzlichen Pauschalen und die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten um, kennt aber Ihren Einzelfall nicht — etwa eine abweichende betriebliche Reisekostenrichtlinie, einen Grenzübertritt an einem Zwischentag oder die Frage, ob dieselbe Tätigkeitsstätte vorliegt. Bitte vor der Einreichung gegenprüfen.